Checklist definitivo de cotação de frete

Checklist para coptar frete Transvias — Checklist para contratar frete Transvias

Contratar frete sem checklist é receita para retrabalho: dados divergentes, taxas imprevistas e atrasos que estouram o SLA. A seguir, você tem 20 itens essenciais para revisar antes de aprovar a cotação — do cadastro da carga ao contrato final. O objetivo é reduzir risco, padronizar o briefing e melhorar OTIF (entrega no prazo e completa).

Por que usar este checklist

Cotações vêm com muitas variáveis: dados da carga, restrições de acesso, janelas de coleta e entrega, pedágios, GRIS, taxas operacionais, documentação e seguros. Padronizar a conferência evita custos surpresa, acelera a comparação entre propostas e reduz avarias, estadias e atrasos.

1) Dados da carga

Dimensões e peso

Registre L×W×H, peso bruto e cubado. Defina se há empilhamento, tombamento ou orientação de transporte. Medidas precisas evitam reclassificação e cobranças adicionais.

Natureza da mercadoria

Descreva fragilidade, perecibilidade e riscos. Essa informação guia a escolha do modal e do nível de proteção.

Embalagem e unitização

Informe se será caixa, engradado ou pallet PBR, a altura máxima e o tipo de proteção (filme/stretch, cintas, cantoneiras). Boa unitização reduz avarias e acelera a movimentação.

Valor para seguro

Indique o valor para cálculo de ad valorem quando aplicável. Combine também como será feita a averbação.

2) Coleta e entrega

Endereços e acesso

Inclua CEP, CNPJ, contato local, altura de pórtico, doca, necessidade de baú/porta lateral e restrições de manobra.

Janelas e agendamento

Confirme SLA de carregamento e descarga, necessidade de agendamento e tolerâncias.

Restrições locais

Verifique rodízios, zonas de restrição, áreas portuárias e regras de condomínio logístico.

3) Modalidade e escopo

Fracionado (LTL) vs. Dedicado (FTL)

Fracionado otimiza custo por volume ao consolidar cargas; dedicado reduz riscos e lead time ao reservar o veículo. Escolha considerando volume, valor e urgência.

Condição de frete (CIF/FOB)

Defina responsabilidades de custo e risco de forma clara na proposta.

Redespacho e multimodal

Mapeie transbordos e integrações com outros modais para evitar surpresas de prazo e custo.

4) Rota e prazo

Lead time estimado

Aprovação de distância, perfil da rota, pedágios e sazonalidade. Ajuste o prazo para feriados e períodos de pico.

Janelas do destinatário

Garanta alinhamento com horários de recebimento e restrições de fila/descarga.

5) Formação de preço e taxas

Itens principais

Frete‑peso/cubagem, pedágio, GRIS e ad valorem quando aplicável.

Operacionais

Coleta/entrega, agendamento, área restrita, devolução de canhoto e estadia (franquia + valor/h). Exija discriminação de cada item na planilha.

Reajustes

Defina índice e gatilhos (diesel/IPCA) e a validade da proposta.

6) Documentação e compliance (alto nível)

Confirme compatibilidade da NF‑e com o briefing (volumes, CFOP, endereços). Alinhe responsabilidades por CT‑e, MDF‑e, CIOT e cadastro RNTRC. Trate dados pessoais conforme necessidade mínima (LGPD). Conteúdo informativo, não jurídico.

7) Seguro e gestão de risco

Defina coberturas obrigatórias e adicionais, processo de averbação e fluxo de sinistro. Combine mitigadores como rastreamento, telemetria, rotas de menor risco e janelas de comunicação.

8) SLA, comprovação e indicadores

Estabeleça metas e tolerâncias de OTIF e prazos contratuais. Defina POD (comprovante de entrega) — físico ou digital — e o prazo de envio. Documente penalidades, quando aplicável.

9) Fechamento e condições comerciais

Acorde validade da cotação (ex.: 14–30 dias), prazo e forma de pagamento (ex.: 21/28/30 dd). Liste escopo e exclusões: o que está e o que não está incluído.

10) Checklist final — 20 itens (marcável)

Copie e use na operação diária.

Template de briefing (copiar e colar)

BRIEFING DE COTAÇÃO — TRANSPORTES
Empresa:
Contato/Telefone/E-mail:
Coleta: [endereço, CNPJ, janela, restrições]
Entrega(s): [endereço(s), janela, restrições]
Dados da carga: [tipo, valor, dimensões L×W×H, peso bruto/cubado, empilhamento]
Embalagem/unitização: [pallet PBR? altura? proteção?]
Modalidade: [Fracionado/Dedicado] | Condição: [CIF/FOB]
Rota desejada: [origem → destino(s)]
Prazo: [lead time esperado / janela]
Serviços e taxas: [coleta/entrega, pedágio, GRIS, ad valorem, área restrita, estadia]
Documentos: [NF-e, CT-e, MDF-e, CIOT]
Seguro: [coberturas/averbação]
Rastreamento & POD: [nível de visibilidade, prazo de envio]
Condições comerciais: [validade, prazo e forma de pagamento, reajustes, exclusões]
Observações:

FAQ (dúvidas rápidas)

Fracionado ou dedicado: quando cada um compensa?
Fracionado reduz custo por volume ao consolidar cargas; dedicado reduz lead time e risco ao reservar o veículo. Decida por volume, valor e urgência.

O que é GRIS?
Taxa de Gerenciamento de Risco que remunera medidas de segurança e prevenção de sinistros. Exija discriminação na proposta.

Como evitar estadia?
Ajuste janelas de carga/descarga, confirme agendamento e garanta equipe/doca disponível dentro da franquia acordada.

Use o checklist para padronizar o briefing e comparar propostas com precisão. Quanto mais claro o escopo, maior a previsibilidade de prazo, custo e segurança.
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Se depois de revisar todo esse checklist você precisar escolher a transportadora ideal, o processo pode ser simples, prático e sem custo: basta consultar no Transvias informando a origem e o destino do seu transporte. Em poucos cliques, você encontra opções alinhadas às suas necessidades e consegue comparar propostas com muito mais segurança.

Fonte: Transvias.com.br